دستیار دیجیتال شخصی PDA
Personal Digital Assistant یا دستیار دیجیتال شخصی PDA که با نام های Hand Held ، Mobile Computer ، Data Collector نیز در ایران شناخته می شوند که ما در این مقاله آموزشی تجهیزات فروشگاهی درباره آن توضیح خواهیم داد.
دستیار دیجیتال شخصی PDA
Personal Digital Assistant در واقع کامپیوترهایی قابل حمل و کوچک با صفحات لمسی هستند که با استانداردهایی بسیار خاص به ویژه در بخش بدنه از لحاظ مقاومت در مقابل ضربه، سقوط، پاشش آب و … تولید می شوند.
همچنین دستیار دیجیتال شخصی PDA قابلیت افزوده شدن امکاناتی نظیر اسکنر بارکد یک و دو بعدی، قرائت گر RFID، شبکه بیسیم، شبکه GSM ،GPS، بلوتوث و دوربین را دارا می باشند.
موارد استفاده دستیار دیجیتال شخصی PDA
تقریبا در هر مکانی که نیاز به جمع آوری و پردازش اطلاعات به صورت مکانیزه باشد، می توان از این دستگاه استفاده نمود.
برای مثال می توان از زمینه های فروش مویرگی، ردیابی سیستم پخش مویرگی، انبارداری، انبار گردانی، مدیریت موجودی، اتوماسیون فروش، آمارگیری، رهگیری محصول، بسته یا مدارک، بازرسی، خدمات پس از فروش و بسیاری از حوزه های دیگر نام برد.
مزایای استفاده از دستیار دیجیتال شخصی PDA
با استفاده از PDA می توان سرعت و دقت کار واحدهای هر سازمان را افزایش داده و درصد اشتباهات و مغایرت را کاهش دهیم که باعث صرفه جویی قابل ملاحظه ای در زمان و هزینه های عملیاتی خواهد شد.
در حال حاضر اکثر واحدهای صنعتی، تولیدی، بازرگانی و خدماتی با استفاده از نرم افزارهای کاربردی در محیط کامپیوتر و بانک های اطلاعاتی کارآمد، مجموعه فرآیندهای عملیاتی دفاتر ستادی خود را مکانیزه نموده اند.
لیکن بخش های در حال حرکت این سازمان ها غالبا با استفاده از روش های دستی فعالیت خود را به انجام رسانده و نتایج آن را بر روی فرم ها و گزارشات مختلف به دفاتر ستادی منتقل می نمایند.
کاربرد دستیار دیجیتال شخصی PDA
دستیار دیجیتال شخصی در مدیریت درمان بیماران :
به هنگام بستری شدن بیماران در مراکز درمانی اتیکت بارکدی در قسمت پذیرش، چاپ و به صورت مچ بند به مچ بیمار الصاق می گردد تا امکان شناسایی و ردیابی بیمار را در واحدهای مختلف درمانی فراهم سازد.
بدین ترتیب کلیه خدمات درمانی قابل ارائه به بیمار پس از اسکن بارکد وی توسط پی دی ای ثبت و به صورت آنلاین از طریق شبکه بی سیم در پرونده الکترونیکی بیمار ذخیره می شود.
پزشکان نیز می توانند با استفاده از همین دستگاه پی دی ای ، تشخیص پزشکی و تجویزهای دارویی برای بیمار را در سیستم ثبت و سایر خدماتی را که باید در اختیار بیمار قرار گیرد مدیریت و کنترل نمایند.
مزایای دستیار دیجیتال شخصی در مدیریت درمان بیماران :
- افزایش سرعت در ترخیص بیماران
- کنترل ساعتهای کارکرد پرسنل
- تصحیح و بهینه سازی نظام دستی
- افزایش نظارت مدیریت و مسئولین در قسمت های مختلف
- کنترل امور حسابداری بیماران به تفکیک مراکز هزینه
- جلوگیری از تصحیح و اعمال نظر در اطلاعات ثبت شده قبلی با کنترل زمانی (مدیر سیستم)
- افزایش نظم و ترتیب در اطلاعات و مدارک پزشکی به صورت الکترونیک
کاربرد PDA در کنتور خوانی آب و برق و گاز
در سیستم کنتورخوانی ابتدا اطلاعات مربوط به مشترک به صورت بارکد (که علاوه بر بارکد شامل شماره اشتراک جهت استفاده در موارد ضروری می باشد) از روی کنتورهای مشترکین توسط دستگاه پی دی ای اسکن شده تا مشخصات مشترک روی صفحه دستگاه ظاهر شود.
سپس کنتورخوان عدد کارکرد کنتور را با استفاده از صفحه کلید دستگاه وارد آن می کند. این امکان وجود خواهد داشت تا میزان مصرف عرف برای نرم افزار تعریف شود تا در صورت اشتباه وارد کردن مصرف فعلی توسط کنتورخوان، نرم افزار پیغام خطا داده و از این عمل جلوگیری کند.
در ضمن نتایج کنتورخوانی و تمام خطاهای ثبت شده در انتهای هر سیکل به نسخه پشتیبانی اضافه خواهد شد و هر زمان در صورت نیاز از سیکل های گذشته نیز می توان گزارش گیری نمود.
کاربرد دستیار دیجیتال شخصی PDA در انبار
عملیات ورود و خروج کالا، چیدمان نظام مند کالا در قفسه و از همه مهمتر انبارگردانی اموری است که به صورت روزمره و یا دوره ای در انبار انجام می شود.
با استفاده از دستگاه پی دی ای علاوه بر حذف کاغذ و قلم، در هر لحظه و یا هر زمان که نیاز به اطلاعات و موجودی انبار باشد به راحتی امکان دسترسی به آنها وجود دارد و زمان عملیات انبارگردانی و نیز درصد خطاهای انسانی را به طرز قابل ملاحظه ای کاهش می یابد.
کاربرد دستیار دیجیتال شخصی در نمایشگاه مبلمان
جهت سهولت و سرعت بخشی در تهیه فاکتور، فروشنده به همراه یک دستگاه پی دی ای و نرم افزار مربوطه با انتخاب بارکد محصول از جانب مشتری و انتخاب جزئیات کالا و همچنین با توجه به موجودی کالا ثبت سفارش کرده و در نهایت اطلاعات جمع آوری شده را جهت صدور فاکتور نهایی به صندوق ارسال می کند.
کاربرد دستیار دیجیتال شخصی در پخش و توزیع محصولات
فروش گرم :
در این راهکار یک دستگاه پی دی ای در اختیار هر یک از عوامل پخش جهت ثبت داده های مربوط به عملیات فروش کالا، به هنگام مراجعه به محل مشتریان قرار می گیرد.
فرد با استفاده از دستگاه پی دی ای، بارکد محصولات درخواستی را به همراه تعداد آن ثبت کرده و همچنین با ثبت اطلاعات مشتری اقدام به صدور فاکتور توسط پرینتر سیار (Mobile Printer) می کند.
فروش سرد :
ویزیتور به دستگاه پی دی ای تجهیز شده تا بدین ترتیب دسترسی او به اطلاعات سازمان قطع نشود و همچنین امکان کنترل ویزیتور توسط مدیران فروش فراهم گردد.
مشتریان تعریف شده برای هر ویزیتور، بر اساس مسیرهای بهینه دسته بندی می شوند و هر مسیر به یک محدوده از زمان کاری اختصاص می یابد، به این ترتیب ویزیتور طبق برنامه تعریف شده توسط سازمان به ویزیت می پردازد.
در مورد کنترل دقیق ویزیتور با توجه به زمان ویزیت هر مشتری و مشخص شدن مسیر طی شده و کسب اطمینان از حضور فیزیکی ویزیتور نزد مشتری، دو روش رایج وجود دارد :
یکی استفاده از GPS (مکان یاب) جهت ثبت مکان های ویزیت شده می باشد و دیگری راهکار RFID است که بدین منظور برای برچسب RFID در فروشگاه های هر یک از مشتریان نصب می شود و عامل پخش در مراجعه به محل مشتری می بایست آن برچسب را قرائت و سایر اطلاعات مربوط به فرآیند فروش یا پیش فروش کالا را با اسکن بارکد کالا و یا از طریق صفحه کلید وارد دستگاه نماید.
از دیگر مزایای استفاده از PDA در زمینه پخش می توان به موارد زیر اشاره کرد :
- دسترسی به اطلاعات تکمیلی مشتریان توسط عاملین فروش از طریق PDA (اطلاعاتی از قبیل تاریخ آخرین فاکتور مشتری، مبلغ آخرین فاکتور، میزان بدهی مشتری و …).
- کاهش خطای انسانی در انجام محاسبات و تحویل کالاها.
- توانایی اعمال سقف مبلغ برای فاکتور های فروش (میزان این سقف (حد پایین و حد بالا) براساس اطلاعات گذشته مشتری و سیاست های مربوط به فروش اعمال می گردد).
- اعمال قوانین برای نحوه تسویه حساب با مشتری (با توجه به اطلاعات گذشته مشتری و قوانین اعمالی از سوی شرکت برای میزان نقد، مبلغ چک، تاریخ چک، مانده حساب و …).
- انتقال سریع اطلاعات به سیستم مرکزی و …
کاربرد دستیار دیجیتال شخصی PDA در مراکز آمار
از جمله کاربرد این دستگاه می توان جهت جمع آوری اطلاعات آماری از واحدهای صنعتی نام برد.
همچنین جهت آمارگیری در خصوص نفوس و مسکن با توجه به قابلیت اسکن دستگاه می توان با ثبت شماره بارکد روی کارت ملی یکی از اعضای خانواده و یا بارکد کنتور و یا شماره پیگیری آن به ثبت کامل اطلاعات خانواده اقدام کرد که از این طریق درصد اطمینان جهت مراجعه به منازل نیز بیشتر خواهد بود.
کاربرد PDA در شرکت های خودروسازی و قطعات
در شرکت های خودرو سازی در قسمت های مختلف از جمله تولید و ردیابی در کلیه قسمت های بدنه، رنگ، مونتاژ، روتوش و انبار، این دستگاه قابل استفاده خواهد بود.
در این سیستم کلیه عملیات کنترلی، انجام چک لیست های مربوطه و تهیه گزارش های لازم با استفاده از پی دی ای امکان پذیر است که علاوه بر مکانیزه کردن سیستم گزارش گیری، به لحظه بودن اطلاعات، سرعت کار و صحت اطلاعات تامین می گردد.
کاربرد PDA در صنعت هتل داری
از جمله کاربرد پی دی ای در این بخش می توان در قسمت خانه داری اشاره کرد.
به این ترتیب که اتاق دار با در دست داشتن پی دی ای و چک لیستی که به صورت نرم افزار در دستگاه می باشد شروع به چک کردن موارد انجام شده از جمله نظافت اتاق، تعویض و یا تامین کالای اتاق مسافر می کند.
سپس با اتصال این نرم افزار با انبار، با استفاده از هر کالا موجودی انبار کاهش می یابد. همچنین همه اطلاعات ثبت شده در سیستم به مدیر داخلی ارسال می شود.
کاربرد دستیار دیجیتال شخصی در بازرسی و نظارت
یکی از کاربردهای مهم پی دی ای در حوزه بازرسی و نظارت است، بدین شکل که بازرسان سازمان های بازرسی با استفاده از امکانات پی دی ای همچون اسکنر بارکد دو بعدی و دوربین در هنگام بازرسی می توانند نسبت به جمع آوری مستندات و تنظیم پرونده دیجیتال بازرسی اطلاعات مذکور را از طریق GPRS به مرکز ارسال نمایند.
سازمان نیز می تواند با استفاده از مکان یاب ماهواره ای ( GPS ) دستگاه های پی دی ای، نسبت به رصد فعالیت های بازرسان و مکان بازرسی اقدام نموده و بدین شکل روند سریع تر و سازمان یافته تری در حوزه بازرسی و نظارت شکل می یابد، در عین حال امکان ثبت اطلاعات به شکل منسجم و لحظه ای نیز فراهم می گردد.
کاربرد دستیار دیجیتال شخصی PDA در ثبت سفارش در فروشگاه
در برخی از فروشگاه ها همچون فروشگاه های لوازم خانگی، مبلمان، بلوریجات و کالای لوکس، با توجه به عدم امکان ارائه کالا به مشتریان در محیط فروشگاه، فروشندگان با استفاده از پی دی ای نسبت به ثبت سفارشات به صورت الکترونیکی در محیط فروشگاه اقدام نموده و سفارشات در لحظه توسط شبکه بی سیم به انبار و سیستم صندوق انتقال پیدا می کند، تا مشتریان با مراجعه به صندوق و تسویه وجه فاکتور ، کالا را از انبار دریافت نمایند.
کاربرد دستیار دیجیتال شخصی PDA در کنترل قیمت
در فروشگاه های بزرگ یکی از معضلات عمده، تغییرات مکرر قیمت و کنترل و تعویض برچسب های قیمت قفسه است، با استفاده از امکانات پی دی ای همچون شبکه بیسیم و اسکنر بارکد مسئولین فروشگاه می توانند با خواندن بارکد کالاها و بازخوانی قیمت جدید و شرح کالا، نسبت به کنترل برچسب های قیمت اقدام نموده در صورت نیاز به تغییر برچسب با استفاده از موبایل پرینتر نسبت به چاپ برچسب جدید اقدام نمایند.
کاربرد PDA مدیریت خدمات
یکی از کاربردهای اصلی پی دی ای در زمینه مدیریت خدمات می باشد که می توان در این حوزه مدیریت خدمات پس از فروش، مدیریت تعمیر و نگهداری ناوگان هوایی، ریلی و دریایی، کنترل تاسیسات، مدیریت خدمات مالی، آموزشی، انتظامی می توان نام برد.
کاربرد دستیار دیجیتال شخصی PDA در پارکینگ
مسئولین پارکینگ با در دست داشتن PDA و یک موبایل پرینتر می توانند قبض پارکینگ را صادر نموده و با استفاده از چاپگر سیار آن را چاپ و به مشتری تحویل دهند، متصدی پارکینگ در هنگام خروج، با استفاده از بارکد اسکنر، بارکد چاپ شده روی قبض مشتری را قرائت کرده و وجه را دریافت می نماید.
این راهکار باعث می شود تا زمان صرف شده برای نوشتن قبض پارکینگ و خطاهای انسانی و مشکلات مربوط به دست خط نا مناسب کاهش یابد، همچنین با استفاده از GPRS اطلاعات به مرکز می رود و مدیر مربوطه می تواند به آنها به صورت لحظه ای دسترسی یابد.
همچنین وی می تواند در هر لحظه از تعداد و مکان فضاهای خالی پارکینگ مطلع شود.
کاربرد دستیار دیجیتال شخصی PDA در صدور بلیط
این راهکار را می توان در مورد صدور و کنترل بلیط های هواپیما، قطار، سینما و … به کار برد.
در این روش مسئول مربوطه با در دست داشتن یک PDA و یک موبایل پرینتر با استفاده از شبکه Wifi یا GPRS ، صندلی های در دسترس را به صورت آنلاین از مرکز بازخوانی نموده و نشان می دهد، صندلی را انتخاب و بلیط را صادر می نماید.
همچنین کنترل بلیط ها نیز به همان صورت با استفاده از GPRS صورت خواهد گرفت. فرد با استفاده از اسکنر، بارکد چاپ شده روی بلیط را خوانده و به اطلاعات مشتری دسترسی پیدا کرده و می تواند از صحت و اصل بودن بلیط اطمینان حاصل نماید.
کاربرد دستیار دیجیتال شخصی در مراجع امنیتی
ماموران می توانند به جای استفاده از کاغذ برای نوشتن گزارش از یک شکایت یا تصادف و … ، از PDA استفاده کنند. این کار باعث کاهش زمان صرف شده برای تایپ دوباره گزارش و یا پر کردن آن در محل حادثه می شود.
در نتیجه ماموران پلیس در مواقع اضطرار در پایگاه های خود به موقع حاضر خواهند شد و مرکز با کمبود نیرو در زمان وقوع حوادث و بحرانها مواجه نمی شود.
همچنین استفاده از PDA ها، ترافیک های رادیویی جهت تماس مامورین با مرکز را کاهش می دهد، زیرا آنان با استفاده از شبکه GPRS اطلاعات مورد نیاز خود را از مرکز دریافت خواهند کرد.
از دیگر کاربردهای PDA در رابطه با امور امنیتی و قانونی :
- جستجو و مشاهده قوانین مربوط به راهنمایی و رانندگی، جزایی و …
- صدور و چاپ جریمه برای وسایل نقلیه ( با استفاده از موبایل پرینتر )
- امکان رهیابی مامورین توسط مرکز با استفاده از GPS
- جستجو و مشاهده سوابق مربوط به مجرمان و افراد مختلف ( با استفاده از قرائت بارکد روی کارت شناسایی افراد توسط اسکنر بارکد )
- امکان جمع آوری اطلاعات تصویری از صحنه جرم ( با استفاده از دوربین ) و ارسال آن به مرکز
- امکان ارتباط موثرتر و بیشتر مامورین با یکدیگر ور درخواستهای نیروهای کمکی و پشتیبان موثرتر و سریع تر
- عکس العمل سریعتر و آگاهانه تر در محیط های خطرناک
- امکان کنترل پلاک ماشین ها، کارت های شناسایی، جواز اسلحه و …
کاربرد PDA در مدیریت بارهای مسافرین
یکی دیگر از کاربردهای PDA در مورد هتل های بزرگی است که بیش از ۵۰۰ اتاق دارند و به دنبال اتوماسیون و مدیریت فرآیند مربوط به بار و چمدان های مسافرین هستند، تا بتوانند خدمات خود را با کمترین هزینه عملیاتی، بهینه کنند.
با استفاده از این راهکار مسئولین مربوطه می توانند با قرائت بارکد چاپ شده روی لیبل هر چمدان، اطلاعات مربوط به صاحبین آن و شماره اتاق آنها را دریافت نماید.
همچنین با استفاده از شبکه wifi یا GPRS اطلاعات مربوط به بارها به مرکز فرستاده می شوند و در نتیجه امکان ردیابی بارها در هر کدام از مراحل ورود و یا خروج مسافرین، در تمامی هتل میسر خواهد شد.
کاربرد دستیار دیجیتال شخصی PDA در دریافت و تحویل بار
با استفاده از PDA در این حوزه می توان، موقعیت هر ماشین حمل را به صورت لحظه ای ردیابی کرد و همچنین رانندگان می توانند بهترین ( کوتاهترین ) مسیر را انتخاب کنند و نیز اطلاعات مقصد را از مرکز دریافت و روی PDA مشاهده نماید.
با استفاده از این راهکار می توان مسیر بسته ها را پیگیری نمود که در چه مرحله ای هستند، همچنین توقف رانندگان قابل ردیابی است. استفاده از این دستگاه در این حوزه باعث افزایش سرعت، بهبود خدمات مربوط به مشتریان و کاهش هزینه های عملیاتی خواهد شد.
